不存在通知・存否応答拒否にどう対応するか
特定不足か実在しないのかを見抜く

不存在を理由とする不開示決定や、いわゆる存否応答拒否を受けた場面では、すぐに反論文を作るのではなく、まず処分の意味を正確に分けることが重要です。通知書の文言、請求書の記載、根拠条文を確認すると、審査請求で争点にすべき点と、再請求で整えたほうがよい点が見えてきます。

不存在通知と存否応答拒否は似ていても争い方が違う

不存在通知は、対象文書を保有していないという判断を示すものです。一方、いわゆる存否応答拒否は、文書があるかないかを答えること自体が不開示情報の開示につながるとして、存在の有無を明らかにしないで不開示決定をする扱いです。国の情報公開法では、第8条がこの「存否を明らかにしないで不開示決定をすることができる」根拠規定になります。両者は「開示されない」という結果だけを見ると似ていますが、争うべき対象は異なります。

不存在を争うなら、文書の作成・取得・保存・探索範囲が中心です。存否応答拒否を争うなら、存否を答えるだけで何が明らかになるのか、不開示情報との関係が具体的に示されているかを確認します。

「文書はあるはず」という感覚だけでは主張にならない

依頼者から「必ず文書があるはずです」と説明されることは珍しくありません。しかし、審査請求で重要なのは、その感覚を裏付ける資料と論理です。過去の通知、会議資料、事務処理要領、保存期間表、同種案件の公表資料があれば、文書存在を推認する材料になります。

根拠を示さずに「あるはず」と書くだけでは、処分庁の探索結果に対する有効な反論になりにくいでしょう。相談内容がまとまっていなくても大丈夫です。まずは現在の状況を伺い、必要な手続きや確認した方がよい内容を一緒に整理する姿勢が、実務上も信頼につながります。

実務担当者が最初に見るべきは通知書・請求書・根拠条文

初動で確認すべき資料は、まず通知書、次に開示請求書、最後に根拠条文と審査基準です。通知書では、処分の種類、理由付記、教示、審査請求期間（教示された期間）を確認します。請求書では、対象文書を特定できる記載だったかを見ます。

根拠条文では、国案件なら情報公開法、自治体案件なら当該自治体の条例・規則・審査基準を確認してください。この順番で見ると、審査請求に進むべきか、再請求で整えるべきか、補足資料を集めるべきかを判断しやすくなります。

不存在通知を受けたときは、「文書がない」という結論を一つの意味で捉えないことが大切です。特定不足、廃棄・未保存、行政文書非該当のいずれかによって、次に取るべき対応は変わります。

請求した文書が特定不足だった可能性を確認する

まず確認すべきは、開示請求書の記載で対象文書が特定できていたかです。請求文言が広すぎる、対象期間が不明確、担当部署や事業名が曖昧といった場合、実施機関が探索すべき範囲を絞れなかった可能性があります。

この場合、不存在そのものを争うより、文書名、年度、事業名、担当部署、作成時期などを補って再請求するほうが実務的なこともあります。通知書に補正経過が書かれている場合は、補正の機会が十分だったか、補正内容が正しく反映されたかも確認してください。

文書は作成・取得されたが廃棄・未保存の可能性を確認する

文書が過去に存在していたとしても、保存期間満了や文書管理上の扱いにより、請求時点では保有されていないことがあります。この場合は、保存期間表、文書管理規程、廃棄記録、ファイル管理簿を確認することが重要です。

業務上作成される文書なのか、保存期間は何年か、請求時点で保有されていた可能性があるのかを資料で示す必要があります。廃棄済みなら、廃棄手続の適法性に加え、文書管理義務違反や不適切廃棄の有無、理由説明の十分性が次の争点になります。

そもそも行政文書として保有されていない可能性を確認する

行政文書に当たるかどうかも重要な分岐点です。国の情報公開法第2条第2項では、行政文書について、行政機関の職員が職務上作成・取得し、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして保有している文書、図画、電磁的記録などと整理されています。

個人的なメモ、作成途中の私的資料、外部機関が保有する資料などは、対象から外れることがあります。ただし、実際には業務で共有され、意思決定や事務処理に使われていたなら、行政文書該当性を検討する余地があります。文書の名前よりも、作成・取得・共有・保存の実態を見ることが大切です。

存否応答拒否では、文書の有無そのものを直接争う前に、存否を答えるだけで何が明らかになるのかを確認します。実際に文書が存在するかどうかよりも、回答によって不開示情報が推認される関係があるかが中心です。

存在を答えるだけで不開示情報が明らかになるのかを検討する

存否応答拒否の要点は、文書の存在・不存在を答えるだけで、不開示情報を開示することになるかどうかです。国の情報公開法第8条が根拠規定であり、自治体案件では対応する条例上の条文を確認します。

特定の調査、通報、監査、内偵、相談記録の有無を答えることで、特定個人や法人に関する機微情報が推認される場合があります。ただし、行政側が単に「不開示情報に当たる」と述べるだけでは、理由として十分とは限りません。請求内容と不開示情報がどのように結び付くのか、通知書の理由付記から読み取れるかを確認します。

同種の請求で結果として存否が推認されない運用になっているかを見る

存否応答拒否では、形式的に同じ対応をしているかだけでなく、結果として存否が推認されない運用になっているかが重要です。存在する場合だけ存否応答拒否とし、存在しない場合には不存在と答える運用では、結果的に文書の存在が推認されてしまうおそれがあります。

同種情報について行政がどのような審査基準や運用を示しているかを確認します。過去の審査会答申、公表資料、審査基準に類型が示されていれば、通知書の理由と照合してください。推認可能性が残る場合、理由付記や判断過程の不十分さを争点にできます。

不存在決定と存否応答拒否を混同していないか確認する

不存在決定と存否応答拒否を同じものとして扱わないことが大切です。不存在は「保有していない」という判断であり、存否応答拒否は「あるかないかを答えない」という判断です。書面で両者を混同すると、主張の焦点がぼやけます。

不存在なら、探索範囲、保存期間、文書作成の実態が中心です。存否応答拒否なら、不開示情報該当性、存否回答による推認可能性、理由付記の具体性を検討します。通知書の表題や理由欄を丁寧に読み、処分の性質を確定してから対応を決めましょう。

不存在対応では、資料確認の順番が重要です。請求書だけを見ても足りず、文書管理、業務処理、過去資料を合わせて確認することで、特定不足なのか、実際に保有されていないのかを判断しやすくなります。

開示請求書の記載が行政文書を特定できる内容になっているか

開示請求書では、対象文書を特定できる程度の記載が必要です。文書名が不明でも、年度、事業名、対象者、処分名、会議名、担当部署などから特定できる場合があります。反対に、「関係資料一式」「すべての記録」などの表現だけでは、探索範囲が広がりすぎることもあります。

確認時は、請求文言を分解し、どの部署が、どの期間に、どの業務で作成・取得した文書を求めているのかを整理してください。特定が弱い場合は、審査請求より再請求のほうが早い場合もあります。

補正の機会が与えられたか、補正内容が適切に扱われたか

請求内容に不備がある場合、補正の機会が問題になります。補正依頼があったか、どのような説明がされたか、補正後の請求内容が決定に反映されているかを確認してください。電話やメールでやり取りした場合は、日時、担当者、説明内容を記録化しておくと、後の主張整理に役立ちます。

補正可能な不明確さがあったのに十分な案内がないまま不存在とされた場合、手続面の争点になります。補正の有無は、単なる形式ではなく、請求者が適切に文書を特定する機会を得たかという問題です。

文書管理規程・保存期間表から存在可能性を確認する

文書の存在可能性を確認するには、文書管理規程や保存期間表が有効です。業務上当然に作成される文書であっても、保存期間が短いもの、随時更新されるもの、システム上で管理されるものなど、保有状況は一様ではありません。

保存期間表に該当する分類があれば、請求時点で保存期間内だったかを確認します。保存期間内なのに不存在とされた場合は、探索範囲や管理状況の説明を求める余地があります。保存期間満了後であっても、廃棄記録や移管の有無を確認することで、文書管理義務違反や不適切廃棄の可能性を含めて事実関係を整理できます。

審査基準・処理基準・業務フローから作成義務や取得可能性を確認する

文書存在を推認するには、審査基準や処理基準、業務フローも確認します。特定の許認可、補助金、処分、指導、監査などでは、手続ごとに作成される帳票や記録が定められていることがあります。

業務フロー上、決裁、確認、報告、通知が予定されているなら、その過程で文書が作成・取得された可能性を指摘できます。ただし、作成義務があることと、請求時点で保有していることは別問題です。書面では、作成可能性、取得可能性、保有可能性を分けて示すと、主張が整理されます。

過去の通知・公表資料・審査会答申から文書存在を推認する

過去の通知、公表資料、審査会答申は、文書存在を推認する材料になります。過去に同種文書が開示された事例、会議資料に文書名が記載されている例、自治体の答申で類似文書の存在が前提とされた例などです。

これらは「文書があるはず」という主張を、客観資料に近づける役割を果たします。ただし、別年度・別部署・別制度の資料をそのまま同一視するのは危険です。比較する際は、対象業務、時期、実施機関、文書分類がどこまで一致するかを確認してください。

不存在を争う書面では、言いたいことを一つにまとめず、主張軸を分けることが大切です。手続、事実、法的評価、探索・説明の妥当性を分けたうえで、国案件では違法性を中心に評価されることを意識して構成します。

手続の問題として補正・理由付記・探索過程を整理する

手続面では、補正の機会、理由付記、探索過程を確認します。請求文言が不明確だった場合に補正の案内があったか、通知書に不存在の理由が具体的に書かれているか、どの部署・どの範囲を探索したのかが分かるかを見ます。

通知書から探索過程が読み取れない場合は、探索が不十分である可能性や理由付記が抽象的であることを、手続上の違法評価につながり得る事情として主張します。結論として文書があるかどうかを断定するより、適切な手続を経ずに不存在と判断した点を整理します。

事実の問題として文書作成・取得・保有・廃棄の経緯を整理する

事実面では、文書が作成されたのか、取得されたのか、組織的に用いられたのか、請求時点で保有されていたのかを分けて整理します。会議が開催された事実があっても、議事録が作成されたとは限りません。通知が発送されていても、決裁文書や発送記録の保存状況は別途確認が必要です。

書面では、時系列を用いて、いつ、どの手続で、どの文書が作成・取得された可能性があるのかを示します。廃棄が問題になる場合は、保存期間、廃棄時期、廃棄記録の有無、文書管理義務違反の可能性まで確認しましょう。

違法の問題として法令・条例・審査基準との不整合を整理する

違法性を主張する場合は、根拠法令や条例、審査基準との不整合を明確にします。補正を促すべき場面で十分な補正機会が与えられなかった、理由付記が請求者に判断理由を理解させる程度に達していない、行政文書該当性の判断が審査基準と整合しない、といった形です。

違法主張では、単なる対応の不十分さでは足りません。手続違反、事実誤認、裁量逸脱・濫用に該当するかという法的評価軸を明示する必要があります。国案件と自治体案件では根拠が異なるため、原典確認を徹底してください。

妥当性の問題として探索範囲や説明の不十分さを違法として評価し得る形に構成する

違法とまでは言い切れないように見える探索の甘さや説明の薄さであっても、単に「不当である」と主張するだけでは、特に国の審査会等において論点が弱くなるリスクがあります。実務上は、関係部署への照会範囲の狭さや、同種文書の存在を示す客観的資料があることなどを捉えます。

必要な探索を尽くしていない手続上の問題、または理由付記の具体性を欠く問題として、違法として評価し得る形に構成します。感情的な批判ではなく、再探索や理由説明の補充を行わなければ処分の適法性に疑義が残る、という論理構成に整えることが大切です。

存否応答拒否を争う場合は、文書の有無を直接問うだけでは足りません。対象情報の性質、存否回答によって明らかになる内容、理由付記の程度を分けて検討すると、書面の焦点が明確になります。

対象情報が本当に不開示情報に該当するかを確認する

存否応答拒否の前提には、不開示情報との関係があります。そのため、まず対象情報がどの不開示事由に結び付けられているのかを確認します。個人情報、法人情報、審議・検討情報、事務事業情報など、根拠とされる類型によって検討内容は変わります。

通知書に根拠条文だけが書かれ、具体的な説明が乏しい場合は、請求内容と不開示情報のつながりが見えにくくなります。書面では、対象文書の性質を踏まえ、存否そのものが不開示情報を示す関係にあるのかを丁寧に検討してください。

存否を答えること自体で何が明らかになるのかを具体化する

存否応答拒否では、「存在します」「存在しません」と答えるだけで何が明らかになるのかが重要です。特定人物に対する調査の有無、特定法人への監督上の対応、通報や相談の有無などが推認される場合があります。

ただし、請求内容が一般的な制度資料や手続資料にとどまるなら、存否回答だけで機微情報が明らかになるとは限りません。書面では、行政側の説明をそのまま受け入れず、存否回答によって明らかになる情報と、不開示情報との結び付きが具体的かを検討します。

理由付記が抽象的すぎないかを検討する

存否応答拒否も、開示請求に対する拒否処分である以上、理由付記が重要になります。理由が「不開示情報を明らかにすることとなるため」といった抽象表現だけでは、請求者が判断の妥当性を検討しにくくなる場合があります。

もっとも、理由を詳しく書きすぎると存否を推認させる場合もあるため、理由付記には相当程度の幅があり得ます。それでも、どのような性質の情報が問題となり、存否を答えることでどのような不利益が生じるのかは、可能な範囲で示されるべきです。ここは、理由付記の具体性をめぐって違法となる可能性があるポイントとして検討します。

審査請求書では、主張の順番が説得力を左右します。処分内容を確認し、争点を分類し、資料を時系列で示し、最後に求める対応を明確にすると、読み手が判断しやすい書面になります。

まず処分内容を不存在・存否応答拒否・一部開示に分けて書く

書面の冒頭では、どの処分を争うのかを明確にします。不存在通知なのか、存否応答拒否なのか、一部開示のうち不開示部分を争うのかが曖昧だと、その後の主張もぼやけます。複数の決定がある場合は、決定日、通知番号、対象文書、処分内容を整理してください。

同じ通知書内に不存在部分と不開示部分が混在している場合は注意が必要です。書き出しで処分を正確に特定することで、手続上の争点、事実上の争点、法的評価の争点を分けやすくなります。

次に争点を手続・事実・法的評価に分けて書く

処分内容を特定したら、争点を手続、事実、法的評価に分けます。手続では補正、理由付記、探索過程を扱います。事実では文書の作成・取得・保有・廃棄を整理してください。法的評価では、行政文書該当性、不開示情報該当性、存否応答拒否の要件などを検討します。

この分類を使うと、何を争っているのかが明確になります。書面では、見出しを分けてもよいですし、段落ごとに論点を整理しても構いません。重要なのは、感情的な不満と法的な主張を混ぜないことです。

文書存在を推認する資料は時系列で示す

文書存在を推認する資料は、時系列で示すと説得力が高まります。事業開始、会議開催、通知発出、決裁、報告、公表という流れに沿って資料を並べれば、どの時点でどの文書が作成・取得された可能性があるかを説明しやすくなります。

資料名だけを列挙するより、この資料があるため、この過程で別の記録が作成された可能性がある、とつなげて書くことが大切です。時系列表を使う場合は、日付、出来事、根拠資料、推認される文書を簡潔に整理すると読みやすくなります。

結論は取消し・再探索・理由説明など求める対応ごとに整理する

書面の結論では、何を求めるのかを明確にします。単に「違法である」と書くだけでは、審査庁がどのような対応を検討すべきか伝わりにくくなります。求める内容としては、不存在を理由とする不開示決定の取消し、再探索、理由説明の補充、対象文書の再特定、存否応答拒否の見直しなどが考えられます。

ただし、案件ごとに適切な結論は異なります。請求文書の特定が弱い場合は、取消しより再請求のほうが現実的なこともあります。依頼者の希望と法的に取り得る対応を分けて整理してください。

提出後の対応は、一律に審査請求を選べばよいわけではありません。特定不足なら再請求、手続や探索に問題があるなら審査請求というように、争点の性質に応じて選び分けます。

請求文書の特定が弱い場合は再請求や補正を検討する

請求文書の特定が弱い場合、審査請求で争うよりも、請求内容を整えて再請求するほうが早いことがあります。対象年度、担当部署、事業名、文書名、会議名を追加できるなら、探索範囲が明確になります。

依頼者には、不存在通知を受けたこと自体が直ちに争うべき違法を意味するわけではないと説明する必要があります。再請求を選ぶ場合は、前回請求との違いを明確にし、同じ文言を繰り返さないことが重要です。補正可能な段階なら、実施機関とのやり取りを記録しながら進めましょう。

探索範囲や理由付記に問題がある場合は審査請求を検討する

探索範囲が不十分、理由付記が抽象的、補正機会が不適切といった問題がある場合は、審査請求を検討します。特に、文書管理規程や過去資料から存在可能性があるのに、通知書では探索内容がほとんど説明されていない場合、争点化しやすいでしょう。

審査請求では、処分庁の判断のうち違法となる点を具体的に指摘します。再探索を求めるのか、理由説明の補充を求めるのか、存否応答拒否の要件該当性を争うのかを分けると、書面が整理されます。

個別法や自治体条例に独自手続がある場合は原典確認を優先する

情報公開の実務では、国の情報公開法だけで判断できない場面が多くあります。自治体案件では、条例、施行規則、審査基準、様式、手数料、標準処理期間、審査会答申を個別に確認する必要があります。

個別法に独自の開示・閲覧・審査請求等の手続が置かれている場合もあるため、一般論で断定してはいけません。情報公開分野では通常、審査請求を経て審査会への諮問が行われる流れを確認しますが、例外的に独自の手続が定められている場合もあります。まず原典を確認し、その上で依頼者に取り得る選択肢と期限を説明する流れが安全です。

不存在・存否応答拒否対応では、初動の整理が後の書面作成に響きます。特に、処分の性質を見誤ること、根拠資料を確認しないこと、依頼者への説明を断定しすぎることには注意が必要です。

「あるはずです」だけで主張を組み立ててしまう

「文書はあるはずです」という主張だけで書面を作ると、客観的な根拠が見えにくくなります。依頼者の認識は重要な出発点ですが、必要なのは、文書が作成・取得・保有されている可能性を示す資料です。

過去の公表資料、通知、会議資料、保存期間表、事務処理要領などを確認し、どの事実から何を推認できるのかを整理します。依頼者の言葉を受け止めながらも、書面では資料に基づく表現へ置き換えることが専門家の役割です。

不存在と存否応答拒否を同じものとして扱ってしまう

不存在と存否応答拒否を混同すると、主張がずれます。不存在は、行政文書を保有していないという判断です。存否応答拒否は、存在の有無を答えないという判断になります。

両者の違いを見落とすと、存否応答拒否に対して探索不足だけを主張したり、不存在に対して不開示情報該当性だけを論じたりする危険があります。通知書の理由欄を確認し、処分庁が何を理由に開示しないのかを正確に読み取ってください。

請求書の特定不足を見落として審査請求に進んでしまう

請求書の特定不足を見落としたまま審査請求に進むと、争点が弱くなることがあります。対象文書が曖昧なままでは、処分庁の探索不足を具体的に指摘しにくいためです。

まずは、請求文言に対象期間、担当部署、事業名、手続名、文書の種類が入っているかを確認します。もし特定が弱いなら、再請求で整える選択肢も検討してください。目的が情報取得であるなら、最短で到達できる方法を選ぶ視点も必要です。

自治体条例・審査基準・様式を確認せず国の制度だけで判断してしまう

自治体案件で、国の情報公開法だけを前提に判断するのは危険です。自治体ごとに条例、施行規則、審査基準、様式、手数料、標準処理期間、審査会の運用が異なります。

同じ「不存在」や「存否応答拒否」でも、理由付記や手続の書きぶりが違うことがあります。まず当該自治体の公式資料を確認し、その上で通知書と照合してください。二次情報は原典探索の入口にはなりますが、本文や書面の根拠としては不十分です。

依頼者に開示の見込みを断定的に説明してしまう

依頼者への説明では、開示の見込みを断定しないことが大切です。不存在や存否応答拒否の案件では、行政側の保有状況、保存期間、探索範囲、不開示情報該当性など、確認しなければならない点が多くあります。

説明では、確認すべき資料、争点になり得る点、再請求が適する可能性、審査請求を検討する条件を分けて伝えるとよいでしょう。お手元に資料があれば確認がスムーズですが、資料がそろっていない段階でもご相談いただけます。